Revised agenda of the Ordinary General Meeting of 21 May 2024
UNIFIEDPOST GROUP
Public limited liability company (“naamloze
vennootschap”. / “société anonyme“) under Belgian law Registered
office at Avenue Reine Astrid 92A, 1310 La Hulpe, BelgiumCompany
number 0886.277.617 Register of Legal Entities Walloon
Brabant
www.unifiedpost.com
Revised agenda of the Ordinary General Meeting
of 21 May 2024
On 26 April 2024, Unifiedpost Group SA/NV (the
Company) received, in accordance with article
7:130 of Belgian Code of Companies and Associations, a request from
one of its shareholders, Alychlo NV, holding (on the basis of
certificates sent to the Company, namely a certificate of
registration in the Company's register of registered shareholders
and a certificate drawn up by the approved account keepers,
certifying that the corresponding number of dematerialised shares
has been registered in its name) 17,02 % of the Company's share
capital, to add additional items and draft resolutions to the
agenda of the Ordinary General Meeting of Shareholders of 21 May
2024 (the General Meeting) published on 19 April
2024. The additional items and proposed resolutions have been added
to the agenda as new items 5 and 6 on the agenda for the General
Meeting. The recommendation of the Board of Directors on the advice
of the Nomination and Remuneration Committee on these additional
draft resolutions is available on the Company's website. In
accordance with Article 7:130 of the Belgian Code of Companies and
Associations, the Company has provided shareholders with amended
forms for postal votes and proxy votes. Proxies and postal votes
received by the Company prior to the publication of the revised
agenda remain valid for those agenda items to which the proxies and
postal votes apply, subject, however, to applicable law and further
clarifications contained in the proxy and postal vote forms.
1. Communication of the Board of Directors’ annual
report and the statutory auditor’s report on the statutory
financial statements for the financial year closed on 31 December
2023.
Comment of the Board of Directors: pursuant to
articles 3:5 and 3:6 of the Belgian Code on Companies and
Associations, the Board of Directors has drafted an annual report
in which it accounts for its management. Furthermore, the statutory
auditor has drafted a detailed report in accordance with articles
3:74 and 3:75 of the Belgian Code on Companies and Associations.
Both reports are available for consultation on the website
https://investors.unifiedpostgroup.com/stock-information/shareholder-meeting
as from the date of this convening notice. These reports do not
need to be approved by the shareholders.
2. Approval of the remuneration report as included in
the annual report of the Board of Directors on the statutory
financial statements closed on 31 December 2023.
Proposed resolution: approval of the
remuneration report for the financial year closed on 31 December
2023.
3. Approval of the statutory
financial statements closed on 31 December 2023 including the
proposed allocation of the result.
Proposed resolution: approval of the statutory
financial statements closed on 31 December 2023 showing a loss in
the amount of EUR 54.402.487,68 and of the proposed allocation of
the result of EUR 110.220.005,61 as losses carried forward.
4. Communication of the consolidated
financial statements of the Company for the financial year closed
on 31 December 2023 as well as the annual report of the Board of
Directors and the statutory auditor’s report on those consolidated
financial statements.
Comment of the Board of Directors: pursuant to
article 3:32 of the Belgian Code on Companies and Associations, the
Board of Directors has drafted a report on the 2023 consolidated
financial statements. Furthermore, the statutory auditor has
drafted a detailed report pursuant to article 3:80 of the Belgian
Code on Companies and Associations. Both reports are available for
consultation on the website
https://investors.unifiedpostgroup.com/stock-information/shareholder-meeting
as from the date of this convening notice. These reports do not
need to be approved by the shareholders.
5. Nomination of Company directors
On 26 April 2024, the Company received, in
accordance with article 7:130 of Belgian Code of Companies and
Associations, a request from one of its shareholders, Alychlo NV,
holding (on the basis of certificates sent to the Company, namely a
certificate of registration in the Company's register of registered
shareholders and a certificate drawn up by the approved account
keepers, certifying that the corresponding number of dematerialised
shares has been registered in its name) 17,02 % of the Company's
share capital, to add this additional item and the below draft
resolutions to the agenda of the General Meeting.
Except for the additional proposed resolution
under item (ii) below (appointment of Bever Consulting BV
represented by Els Degroote) for which the Nomination and
Remuneration Committee issued a neutral advice, the Board of
Directors follows the advice of the Nomination and Remuneration
Committee and recommends the shareholders:
- to
leave the decision on the proposed additional resolution under item
(i) below (appointment of Crescemus BV represented by Pieter
Bourgeois) at the discretion of the General Meeting; and
- to vote
against the proposed additional resolutions under items:
o (ii) (appointment of Bever
Consulting BV represented by Els Degroote);
o (iii) (appointment of Jinvest
BV represented by Jürgen Ingels); and
o (iv) (appointment of Yellowfin
Ventures BV represented by Joris Van Der Gucht) below.
The full recommendation of the Board of
Directors on the advice of the Nomination and Remuneration
Committee is available on the Company's website.
Proposed resolutions of Alychlo NV (each
proposed resolution must be voted on separately):
- The General Meeting decides to appoint Crescemus BV, with
company number 0521.873.163, represented by its permanent
representative, Pieter Bourgeois, as a director of the Company, for
a term of four years that will end immediately after the ordinary
general meeting of 2028. The director will receive an annual
remuneration in accordance with the approved remuneration
policy.
- The General Meeting decides to appoint Bever Consulting BV,
with company number 0883.695.635, represented by its permanent
representative, Els Degroote, as a director of the Company, for a
term of four years that will end immediately after the ordinary
general meeting of 2028. The director will receive an annual
remuneration in accordance with the approved remuneration
policy.
- The General Meeting decides to appoint Jinvest BV, with company
number 0477.073.417, represented by its permanent representative,
Jürgen Ingels, as a director of the Company for a four-year term of
office that will end immediately after the ordinary general meeting
of 2028. Jinvest BV, with company number 0477.073.417, represented
by its permanent representative, Jürgen Ingels qualifies as an
independent director. There is no indication of any element that
could call into question his independence. The ordinary general
meeting acknowledges that, based on the information available to
the company, Jinvest BV and Jürgen Ingels meet the independence
criteria of Article 3.5 of the Belgian Corporate Governance Code
2020 and Article 7:87, §1, first paragraph of the Companies and
Associations Code, with the exception of the criterion provided in
Article 3.5, point 5 b of the Belgian Corporate Governance Code
2020. However, the general meeting considers that the nomination of
this director by a shareholder holding more than 10% in the capital
does not in any way impair the required independence of Jinvest BV
and Jürgen Ingels.
The director will receive an annual remuneration
in accordance with the approved remuneration policy.
- The General Meeting decides to appoint Yellowfin
Ventures BV, with company number 0669.583.377, represented by its
permanent representative, Joris Van Der Gucht, as a director of the
Company, for a four-year term of office that will end immediately
after the ordinary general meeting of 2028. Yellowfin Ventures BV,
with company number 0669.583.377, represented by its permanent
representative, Joris Van Der Gucht qualifies as an independent
director. There is no indication of any element that could call
into question his independence. The ordinary general meeting
acknowledges that, based on the information available to the
Company, Yellowfin Ventures BV and Joris Van Der Gucht meet the
independence criteria of Article 3.5 of the Belgian Corporate
Governance Code 2020 and Article 7:87, §1, first paragraph of the
Companies and Associations Code, with the exception of the
criterion provided in Article 3.5, point 5 b of the Belgian
Corporate Governance Code 2020. However, the general meeting
considers that the nomination of this director by a shareholder
holding more than 10% in the capital does not in any way impair the
required independence of Yellowfin Ventures BV and Joris Van Der
Gucht.
The director will receive annual remuneration in
accordance with the approved remuneration policy.
6. Dismissal of Company directors
On 26 April 2024, the Company received, in
accordance with article 7:130 of Belgian Code of Companies and
Associations, a request from one of its shareholders, Alychlo NV,
holding (on the basis of certificates sent to the Company, namely a
certificate of registration in the Company's register of registered
shareholders and a certificate drawn up by the approved account
keepers, certifying that the corresponding number of dematerialised
shares has been registered in its name) 17,02 % of the Company's
share capital, to add this additional item and the below draft
resolutions to the agenda of the General Meeting.
The Board of Directors recommends the
shareholders to vote against the proposed dismissal of:
- AS
Partners BV (represented by Stefan Yee) (under item (i) below);
and
- First
Performance AG (represented by Michaël Kleindl) (under item (ii)
below).
The full recommendation of the Board of
Directors on the advice of the Nomination and Remuneration
Committee is available on the Company's website and is detailed as
an Annex.
Proposed resolutions of Alychlo NV (each draft
resolution must be voted on separately):
- The General Meeting decides to dismiss AS Partners BV, with
company number 0466.690.556, represented by its permanent
representative, Stefan Yee, as a director of the Company, effective
May 21, 2024.
- The General Meeting decides to dismiss First Performance AG,
with company number 0781.484.854, represented by its permanent
representative, Michaël Kleindl, as a director of the Company,
effective May 21, 2024.
7. Approval to grant discharge to the members of the
Board of Directors.
Proposed resolution: approval to grant discharge
to all members of the Board of Directors for the execution of their
mandate for the financial year closed on 31 December 2023.
8. Approval to grant discharge to the statutory
auditor.
Proposed resolution: approval to grant discharge
to BDO Réviseurs D’Entreprises SRL (CBE 0431.088.289), represented
by Mrs. Ellen Lombaerts, for the execution of its mandate as
statutory auditor of the Company during the financial year closed
on 31 December 2023.
9. Appointment of the commissioner responsible for the
"assurance" of the CSRD sustainability report.
Proposed resolution: in accordance with the
recommendation by the Board of Directors and upon recommendation of
the Audit Committee, the appointment of BDO Réviseurs D’Entreprises
SRL (CBE 0431.088.289), represented by Mrs. Ellen Lombaerts,
responsible for the "assurance" of the sustainability report of the
CSRD, for a period of one year.
10. Power of Attorney.
Proposed resolution: granting of a power of
attorney to Mr. Mathias Baert and Mrs. Hilde Debontridder, choosing
as address Avenue Reine Astrid 92A, 1310 La Hulpe, Belgium, as
extraordinary proxy holders, with the right to act individually and
with powers of sub-delegation, to whom they grant the power, to
represent the Company regarding the fulfilment of the filing and
disclosure obligations as set out in the Belgian Code on Companies
and Associations and all other applicable legislation. This power
of attorney entails that the aforementioned extraordinary proxy
holders may take all necessaryand useful actions and sign all
documents relating to these filing and disclosure obligations,
including but not limited to filing the aforementioned decisions
with the competent registry of the commercial court, with a view to
publication thereof in the Annexes to the Belgian Official
Gazette.
*************************************************************************************************************
UNIFIEDPOST GROUP
Société anonyme (« naamloze vennootschap »)
constituée en vertu du droit belgeSiège social est sis au avenue
Reine Astrid 92A, 1310 La Hulpe, BelgiqueNuméro d'entreprise
0886.277.617Registre des personnes morales Brabant wallon
www.unifiedpost.com
Ordre du jour révisé de l’Assemblée générale
ordinaire du 21 mai 2024
Le 26 avril 2024, Unifiedpost Group SA/NV (la
Société) a reçu, conformément à l'article 7:130 du
Code des sociétés et des associations, une demande de la part d’un
de ses actionnaire, Alychlo NV détenant (sur la base des
attestations transmises à la Société, à savoir une attestation
d’inscription au registre des actionnaires nominatifs de la Société
et une attestation établie par les teneurs de comptes agréés,
certifiant l'inscription en compte, à son nom, du nombres d'actions
dématérialisées correspondantes) 17,02 % du capital de la Société,
d'ajouter des points et projets de résolutions supplémentaires à
l'ordre du jour de l'assemblée générale ordinaire des actionnaires
du 21 mai 2024 (l’Assemblée générale) publié le 19
avril 2024. Les points et propositions de résolutions
supplémentaires ont été ajoutés à l'ordre du jour en tant que
nouveaux points 5 et 6 de l'ordre du jour de l'Assemblée générale.
La recommandation du conseil d'administration sur avis du comité de
nomination et de rémunération sur ces projets de résolutions
supplémentaires est disponible sur le site web de la Société.
Conformément à l'article 7:130 du Code des sociétés et des
associations, la Société a mis à disposition des actionnaires des
formulaires modifiés pour les votes par correspondance et les votes
par procuration. Les procurations et votes par correspondance qui
sont parvenus à la Société avant la publication de l'ordre du jour
révisé restent valables pour les points de l'ordre du jour auxquels
les procurations et les votes par correspondance s'appliquent, sous
réserve, toutefois, du droit applicable et des clarifications
supplémentaires figurant dans les formulaires de procuration et de
vote par correspondance.
1. Communication du rapport annuel du Conseil
d’administration et du rapport des réviseurs d’entreprise
concernant les états financiers consolidés pour l’exercice clos le
31 décembre 2023.
Commentaire du Conseil d’administration :
conformément aux articles 3:5 et 3:6 du Code des sociétés et des
associations (Belgique), le Conseil d’administration a rédigé un
rapport annuel pour décrire sa gestion. En outre, les réviseurs
d’entreprise ont rédigé un rapport détaillé conformément aux
articles 3:74 et 3:75 du Code des sociétés et des associations
(Belgique). Les deux rapports sont mis à disposition sur le site
https://investors.unifiedpostgroup.com/stock-information/shareholder-meeting
à compter de la date du présent avis de convocation. L’approbation
des actionnaires n’est pas nécessaire pour ces rapports.
2. Approbation du rapport de
rémunération inclus dans le rapport annuel du Conseil
d’administration sur les états financiers audités clos le 31
décembre 2023.
Projet de résolution : approbation du rapport de
rémunération pour l’exercice financier clos le 31 décembre
2023.
3. Approbation des états
financiers audités clos le 31 décembre 2023, notamment le projet de
répartition du résultat.
Projet de résolution : approbation des états
financiers audités clos le 31 décembre 2023 affichant une perte de
EUR 54.402.487,68 et du projet de répartition du résultat de
EUR 110.220.005,61 en tant que perte reportée.
4. Communication des
états financiers consolidés de la Société pour l’exercice clos le
31 décembre 2023 ainsi que du rapport annuel du Conseil
d’administration et du rapport des réviseurs d’entreprise sur ces
états financiers consolidés.
Commentaire du Conseil d’administration :
conformément à l’article 3:32 du Code des sociétés et des
associations (Belgique), le Conseil d’administration a rédigé un
rapport sur les états financiers consolidés 2023. En outre, le
réviseur d’entreprise a rédigé un rapport détaillé conformément à
l’article 3:80 du Code des sociétés et des associations (Belgique).
Les deux rapports sont mis à disposition sur le site
https://investors.unifiedpostgroup.com/stock-information/shareholder-meeting
à compter de la date du présent avis de convocation. L’approbation
des actionnaires n’est pas nécessaire pour ces rapports.
5. Nomination d’administrateurs de la
Société.
Le 26 avril 2024, la Société a reçu,
conformément à l'article 7:130 du Code des sociétés et des
associations, une demande de la part d’un de ses actionnaire,
Alychlo NV détenant (sur la base des attestations transmises à la
Société, à savoir une attestation d’inscription au registre des
actionnaires nominatifs de la Société et une attestation établie
par les teneurs de comptes agréés, certifiant l'inscription en
compte, à son nom, du nombres d'actions dématérialisées
correspondantes) 17,02 % du capital de la Société, d'ajouter le
présent point supplémentaire et les projets de résolutions
ci-dessous à l'ordre du jour de l'Assemblée générale. La
recommandation du conseil d'administration sur avis du comité de
nomination et de rémunération sur ces projets de résolutions
supplémentaires est disponible sur le site web de la Société.
À l'exception de la résolution supplémentaire
proposée au point (ii) ci-dessous (nomination de Bever Consulting
BV représentée par Els Degroote) pour laquelle le comité de
nomination et de rémunération a émis un avis neutre, le Conseil
d'administration suit l'avis du comité de nomination et de
rémunération et recommande aux actionnaires :
- de laisser la décision sur la résolution supplémentaire
proposée au point (i) ci-dessous (nomination de Crescemus BV
représentée par Pieter Bourgeois) à la discrétion de l'Assemblée
générale ; et
- de voter contre les résolutions supplémentaires proposées aux
points :
- (ii) (nomination de Bever Consulting BV représentée par
Els Degroote) ;
- (iii) (nomination de Jinvest BV représentée par Jürgen
Ingels) ; et
- (iv) (nomination de Yellowfin Ventures BV représentée par Joris
Van Der Gucht) ci-dessous.
La recommandation complète du Conseil
d'administration sur avis du comité de nomination et de
rémunération est disponible sur le site Internet de la Société.
Projets de résolutions de Alychlo NV (chaque projet de
résolution doit faire l’objet d’un vote séparé):
- L'Assemblée générale décide de nommer Crescemus BV, dont le
numéro d’entreprise est 0521.873.163, représentée par son
représentant permanent, Pieter Bourgeois, en tant qu'administrateur
de la Société, pour un mandat de quatre ans qui prendra fin
immédiatement après l'assemblée générale ordinaire de 2028.
L'administrateur recevra une rémunération annuelle conformément à
la politique de rémunération approuvée.
- L'Assemblée générale décide de nommer Bever Consulting BV, dont
le numéro d'entreprise est 0883.695.635, représentée par son
représentant permanent, Els Degroote, en tant qu'administrateur de
la Société, pour un mandat de quatre ans qui prendra fin
immédiatement après l'assemblée générale ordinaire de 2028.
L'administrateur recevra une rémunération annuelle conformément à
la politique de rémunération approuvée.
- L'Assemblée générale décide de nommer Jinvest BV, dont le
numéro d'entreprise est 0477.073.417, représentée par son
représentant permanent, Jürgen Ingels, en tant qu'administrateur de
la Société, pour un mandat de quatre ans qui prendra fin
immédiatement après l'assemblée générale ordinaire de 2028. Jinvest
BV, dont le numéro d'entreprise est 0477.073.417, représentée par
son représentant permanent, Jürgen Ingels, est qualifiée
d'administrateur indépendant. Il n'existe aucun élément susceptible
de remettre en cause son indépendance. L'Assemblée générale
reconnaît que, sur la base des informations dont dispose la
Société, Jinvest BV et Jürgen Ingels satisfont aux critères
d'indépendance prévus à l'article 3.5 du Code belge de gouvernance
d'entreprise 2020 et à l'article 7:87, §1, premier alinéa du Code
des sociétés et des associations, à l'exception du critère prévu à
l'article 3.5, point 5 b du Code belge de gouvernance d'entreprise
2020. Toutefois, l'Assemblée générale estime que la nomination de
cet administrateur par un actionnaire détenant plus de 10% du
capital ne porte aucunement atteinte à l'indépendance requise de
Jinvest BV et de Jürgen Ingels. L'administrateur recevra une
rémunération annuelle conformément à la politique de rémunération
approuvée.
- L'assemblée générale décide de nommer Yellowfin Ventures BV,
dont le numéro d'entreprise est 0669.583.377, représentée par son
représentant permanent, Joris Van Der Gucht, en tant
qu'administrateur de la Société, pour un mandat de quatre ans qui
prendra fin immédiatement après l'assemblée générale ordinaire de
2028. Yellowfin Ventures BV, don le numéro d'entreprise est
0669.583.377, représentée par son représentant permanent, Joris Van
Der Gucht, est qualifiée d'administrateur indépendant. Il n'existe
aucun élément susceptible de remettre en cause son indépendance.
L'Assemblée générale reconnaît que, sur la base des informations
dont dispose la Société, Yellowfin Ventures BV et Joris Van Der
Gucht satisfont aux critères d'indépendance énoncés à l'article 3.5
du Code belge de gouvernance d'entreprise 2020 et à l'article 7:87,
§1, premier alinéa du Code des sociétés et des associations, à
l'exception du critère prévu à l'article 3.5, point 5 b du Code
belge de gouvernance d'entreprise 2020. Toutefois, l'Assemblée
générale estime que la nomination de cet administrateur par un
actionnaire détenant plus de 10 % du capital ne porte aucunement
atteinte à l'indépendance requise de Yellowfin Ventures BV et de
Joris Van Der Gucht. L'administrateur recevra une rémunération
annuelle conformément à la politique de rémunération
approuvée.
6. Révocation d’administrateurs de la Société
Le 26 avril 2024, la Société a reçu,
conformément à l'article 7:130 du Code des sociétés et des
associations, une demande de la part d’un de ses actionnaire,
Alychlo NV détenant (sur la base des attestations transmises à la
Société, à savoir une attestation d’inscription au registre des
actionnaires nominatifs de la Société et une attestation établie
par les teneurs de comptes agréés, certifiant l'inscription en
compte, à son nom, du nombres d'actions dématérialisées
correspondantes) 17,02 % du capital de la Société, d'ajouter le
présent point supplémentaire et les projets de résolutions
ci-dessous à l'ordre du jour de l'Assemblée générale. La
recommandation du conseil d'administration sur avis du comité de
nomination et de rémunération sur ces projets de résolutions
supplémentaires est disponible sur le site web de la Société.
Le Conseil d'administration recommande aux
actionnaires de voter contre la révocation proposée de :
- AS Partners BV (représentée par Stefan Yee) (point (i)
ci-dessous) ; et
- First Performance AG (représentée par Michaël Kleindl) (point
(ii) ci-dessous).
La recommandation complète du Conseil
d'administration sur avis du comité de nomination et de
rémunération est disponible sur le site Internet de la Société et
est détaillée en Annexe.
Projets de résolutions de Alychlo NV (chaque projet de
résolution doit faire l’objet d’un vote séparé):
- L'Assemblée générale décide de révoquer AS Partners BV, dont le
numéro d'entreprise est 0466.690.556, représentée par son
représentant permanent, Stefan Yee, en tant qu'administrateur de la
Société, avec effet au 21 mai 2024.
- L'Assemblée générale décide de révoquer First Performance AG,
dont le numéro d'entreprise est 0781484854, représentée par son
représentant permanent, Michaël Kleindl, en tant qu'administrateur
de la Société, avec effet au 21 mai 2024.
7. Approbation de la décharge donnée aux membres du
Conseil d’administration.
Résolution proposée : approbation de la décharge
donnée à tous les membres du Conseil d’administration pour
l’exécution de leur mandat pour l’exercice clos le 31 décembre
2023.
8. Approbation de la décharge donnée au réviseur
d’entreprise.
Résolution proposée : approbation de la décharge
donnée à BDO Réviseurs D’Entreprises SRL (BCE 0431.088.289),
représentée par Mme. Ellen Lombaerts, pour l’exécution de son
mandat de réviseur d’entreprise de la Société au cours de
l’exercice clos le 31 décembre 2023.
9. Nomination du commissaire chargé de l'"assurance" du
rapport de durabilité de la CSRD.
Proposition de résolution: conformément à la
recommandation du Conseil d'administration et sur recommandation du
Comité d'audit, nomination de BDO Réviseurs d'Entreprises SRL (CBE
0431.088.289), représenté par Mme Ellen Lombaerts, responsable de
l'" assurance " du rapport de durabilité de la CSRD, pour une
période d'un an.
10. Procuration.
Résolution proposée : accorder une procuration à
M. Mathias Baert et Mme Hilde Debontridder, choisissant à titre
d’adresse le Avenue Reine Astrid 92A, 1310 La Hulpe, Belgique, en
qualité de mandataires extraordinaires ayant le droit d’agir à
titre individuel et de sous-déléguer leurs pouvoirs, et leur
accorder le droit de représenter la Société en ce qui concerne
l’exécution de ses obligations de dépôt et de déclaration prévues
par le Code des sociétés et des associations (Belgique) et les
autres lois en vigueur. La présente procuration autorise les
mandataires extraordinaires susvisés à mettre en œuvre toutes les
actions nécessaires et utiles et à signer tous les documents
relatifs à ces obligations de dépôt et de déclaration, notamment,
sans s’y limiter, à déposer les décisions susvisées au greffe
compétent du Tribunal de commerce en vue de leur publication aux
Annexes du Moniteur belge.
- 6.5.24 UPG - AGM 2024 Invitation NL - FINAL
- 6.5.24 - UPG - AGM 2024 Invitation ENG - FINAL
- 6.5.24 - UPG - AGM 2024 Invitation FR FINAL
Unifiedpost Group SANV (EU:UPG)
Gráfica de Acción Histórica
De Dic 2024 a Ene 2025
Unifiedpost Group SANV (EU:UPG)
Gráfica de Acción Histórica
De Ene 2024 a Ene 2025
